Az elektronikus rendszer használatához az eljáró szervek – az első, hatáskörükbe tartozó közérdekű/visszaélés bejelentés benyújtásakor – levélben kapják meg az ún. regisztrációs kódot, melynek segítségével az Eljáró szervek menüpont alatt regisztrálniuk, majd bejelentkezniük szükséges. A regisztráció során célszerű olyan felhasználónevet, jelszót és email címet megadni, melyhez a kapcsolattartóként kijelölt, illetve távolléte esetén az őt helyettesítő személy folyamatos hozzáférése biztosított, tekintettel arra, hogy a továbbiakban a szervezet hatáskörébe tartozó közérdekű/visszaélés bejelentések benyújtásáról kizárólag elektronikus úton érkezik értesítés, és azok elintézése is ezen a felületen, a megadott felhasználónév és jelszó használatával történhet.

Az elektronikus rendszeren keresztül érkezett bejelentéseknél az eljáró szerveknek nincs lehetőségük az ügy áttételére. Amennyiben tehát a közérdekű/visszaélés bejelentés elintézésére nincs hatáskörük, vagy nem illetékesek, az erről szóló tájékoztatást a rendszerbe kell feltölteni, ezt követően az AJBH fogja megkeresni és a rendszerben rögzíteni a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező eljáró szervet.